Pour ma réinstallation, il y avait bien une chose dont je ne voulais plus : des semaines identiques les unes aux autres, des créneaux fixes pour les patient·e·s, les prises en soin dans le même ordre chaque semaine, moi qui doive gérer mon planning en m’adaptant aux un·e·s et aux autres, pas de possibilité de rattraper les séances en cas d’absence (de ma part ou de celle du·de la patient·e) ou de formation… En me préparant pour cette nouvelle installation, c’était décidé, j’aurai une plateforme de prise de rendez-vous en ligne !

Après avoir entendu beaucoup de bien de Perfactive, avoir testé le mois gratuit et eu un entretien avec Simon le créateur, c’est cette solution que j’ai choisie. Je la trouve idéale car elle combine liste d’attente, prise de rendez-vous en ligne, rappels de rendez-vous (et éventuellement facturation et suivi mais je ne me sers pas de ces parties), sans que le·la patient·e n’ait à créer de compte, et pour un tarif très intéressant pour le·la professionnel·le. Et j’aime le visuel de la plateforme et son côté intuitif (oui c’est important pour moi, je déteste quand ce n’est pas joli/pas assez sobre/pas ergonomique et qu’il faut tout chercher partout – dans le style des sites de l’URSSAF ou des impôts quoi 😶). On peut vraiment paramétrer beaucoup d’éléments.

Vous trouverez des articles sur Perfactive chez les collègues Claire M. Paksa à faire et Claire H. L’ortho en (plus) claire. Je ne vais donc pas m’attarder sur les fonctionnalités (mais si vous avez des questions les commentaires sont là pour ça) mais plutôt sur ma manière de l’utiliser. Je n’ai que quelques semaines de recul cependant, si mon avis ou ma façon de faire devait changer j’éditerai l’article !

Le parcours du·de la patient·e

Quand le·la patient·e ou l’entourage me contacte pour un bilan, il est invité à s’inscrire sur la liste d’attente (j’envoie le lien par SMS ou par mail). J’ai ainsi pas mal d’infos sans avoir à passer 10 minutes au téléphone sur le temps d’une séance : coordonnées, type de difficultés, plainte, disponibilités, etc. Au passage la personne est informée des horaires d’ouverture du cabinet (temps scolaire uniquement). Tout ceci est paramétrable.

Quand j’ai des disponibilités, je déplace la fiche de la liste d’attente à ma base de données, la personne devient « officiellement » un·e patiente, et a donc accès à la prise de rendez-vous en ligne pour programmer le bilan sur mon temps disponible. A ce moment, iel reçoit un mail lui proposant de prendre rendez-vous, de bien sélectionner « bilan », d’amener l’ordonnance, la carte vitale, le règlement, et si c’est pour un enfant qu’il faut la présence de l’enfant et du·des parent·s. Tous ces éléments sont paramétrables à nouveau.

Ensuite on se voit pour le bilan, et s’il y a une indication de prise en soins j’explique mon mode de fonctionnement : selon la fréquence de séances que je préconise, c’est à eux de prendre leur rendez-vous, de s’assurer qu’iels ont bien des séances prévues (j’ouvre mon planning environ 4-6 semaines à l’avance), d’annuler s’iels ont un empêchement et de reprogrammer. Iels reçoivent des mails de rappel de rendez-vous, et ont un lien personnalisé vers la plateforme.

Ce que ça change pour moi

Tout ! J’ai vraiment des souvenirs terribles de planning casse-tête dans mon exercice libéral précédent, les pauses que les patient·e·s ne veulent pas faire car « pas sûr·e d’avoir leur créneau au retour », le tétris de la rentrée, et cette sensation au final de ne pas maîtriser mon propre planning, un comble pour du libéral ! Comme je donne des formations, j’ai besoin de cette flexibilité. Je veux aussi pouvoir accompagner ponctuellement mon fils à une sortie scolaire, passer une après-midi en semaine avec mon chéri (qui est posté et a donc des horaires qui changent tout le temps), assister à une formation sans priver le·la patient·e de sa séance hebdomadaire, faire une grasse matinée si je suis épuisée ou partir en week-end un vendredi midi (évidemment on évite de faire tout ça la même semaine pour pouvoir proposer un nombre de plages horaires minimal)… C’est une pratique moins routinière, ce qui me convient bien.

Ce que ça change pour les patient·e·s

Tout aussi je crois ! Iels sont beaucoup plus acteur·rice·s de la prise en soins, plus responsables (je parle de la famille puisque je reçois exclusivement des enfants et adolescent·e·s). Iels savent que c’est à eux de prendre leurs rendez-vous, que s’iels ne le font pas il n’y aura pas de séance cette semaine-là. Iels peuvent adapter leur prise de rendez-vous à leurs contraintes : parents postés, autre rendez-vous médical, sortie scolaire…

Cela fait partie de ma façon de travailler au sens large, avec un partenariat parental très étroit, un entourage qui connaît les objectifs précis de la prise en soins, des accompagnant·e·s qui sont présent·e·s et actif·ve·s à TOUTES les séances. C’est la continuité de ma manière de voir mon métier, au service des patient·e·s mais pas à leur place.

Certain·e·s collègues, parlant de cette prise de rendez-vous qui reposent exclusivement sur les patient·e·s, s’inquiètent : « ça va me prendre trop de temps de vérifier chaque semaine s’iels ont bien pris leur rendez-vous et de le leur rappeler ! ». Et bien, ce n’est absolument pas ma façon de faire ! Ils ne prennent pas rendez-vous, ils ne viennent pas, tant pis, ce n’est pas moi qui suis en demande. Par contre je désactive la fiche du·de la patient·e en cas de non prise de rendez-vous plusieurs semaines de suite, afin que la prise en soins ne soit pas du saupoudrage une séance par-ci par-là. C’est ensuite à eux de me recontacter pour que l’on envisage une reprise s’ils le souhaitent.

En tant que patiente, j’ai eu recours à ce type de plateforme (Doctolib en l’occurence) pour ma rééducation périnéale avec ma sage-femme. Elle m’avait préconisé une fréquence de rendez-vous, je m’y suis tenue, elle n’était pas sur mon dos pour que je prenne les rendez-vous et cela me semblait normal. C’est l’inverse qui est finalement anormal, et je ne l’ai jamais vu en dehors de l’orthophonie. Rappeler des patients qui ne viennent pas, c’est impossible pour moi. Je n’imagine pas mon dentiste m’appeler car il ne m’a pas vue depuis 18 mois.

C’est cela que j’appelle la responsabilisation du·de la patient·e, et qui pour moi fait partie du contrat de soins, de l’éthique de ma pratique. Je n’ai pas à forcer à un·e patient·e de venir en séance. Si ses contraintes ne lui permettent pas d’intégrer l’orthophonie à son quotidien, je préfère qu’iel ne prenne pas rendez-vous plutôt que d’avoir des absences à répétition ou peu de motivation.

Les limites

Je pense que cela convient à mon fonctionnement et à ma manière de travailler également car je ne travaille que sur le temps scolaire, les lundis mardis jeudis et vendredis de 9h à 16h. Il n’y a pas de bataille pour les patient·e·s sur qui aura les fameux créneaux « hors temps scolaire », puisqu’il n’y en a tout simplement pas.

Néanmoins, il est possible de paramétrer également les plages horaires en fonction de l’âge du·de la patient·e et de ses troubles, par exemple en réservant les créneaux hors temps scolaire aux patient·e·s de plus de 8 ans.

Cela convient également à ma patientèle qui a accès facilement à internet et maitrise cet outil de prise de rendez-vous ainsi que la gestion de son propre planning. Si ce n’était pas le cas pour un·e futur·e patient·e, je procéderai différemment pour cette personne évidemment. Faciliter l’accès aux soins reste primordial.

Je vous mets mon lien de marrainage, sachant que vous avez également un mois gratuit sans engagement pour tester !